مدیریت پروژه چیست؟ آشنایی با مراحل مدیریت پروژه
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه همان نظم شروع، برنامه ریزی، عمل، کنترل، و در نهایت جمع بندی کار یک تیم است تا به هدفی معین دست پیدا کرده و با معیارهای تعیین شده تطبیق پیدا کند.
این مفهوم در واقع به کارگیری آگاهی، مهارت، ابزار، و تکنیک ها در جهت رسیدن به خواسته های یک پروژه است.
پروژه یک تلاش موقت و خاص است که هدف مشخصی را دنبال میکند، این هدف می تواند به شکل درآمد، تولید، یا مزایا باشد.
هر زمان که یک پروژه در زمان و بودجه معین، به معیارهای مشخص و از پیش تعیین شده خود دست پیدا کند، پروژه موفقی تلقی میشود.
مدیریت در مقابل مدیریت پروژه
مهمترین عاملی که مدیریت پروژه را از “مدیریت” جدا میکند، این است که برعکس مدیریت، مدیریت پروژه یک مفهوم موقتی است و مدت زمان نسبتا کوتاه تری دارد.
به همین دلیل، یک متخصص پروژه نیازمند مهارت های متنوع و همچنین توانایی مدیریت انسانی و آگاهی از مطلوب از شرایط کسب و کار است.
فرآیند اجرا شامل مدیریت تاثیرگذار تیم است. در حالی که زمان به خوبی مدیریت می شود و دسترسی به هدف ها ممکن میشود.
استفاده مدیران پروژه از این مهارت ها، نشان دهنده توانایی بالای آنها در سازماندهی و ارتباطات است. در آن سمت ماجرا اما حل نگرانی ها و یا دیگر مشکلات پیچیده رابطه مستقیم با انجام کار در مدت و بودجه معین خودش دارد.
فعالیت هایی که در این گروه انجام میشود معمولا به شرح زیر است:
- · مدیر پروژه باید با تیم توسعه آشنا شود و آن ها را مدیریت کند و همچنین با راهکارهایی عملکرد آن را بهبود ببخشد.
- · مدیریت پروژه تنها به مدیریت ارتباطات محدود نمیشود، بلکه تعامل با ذی‌نفعان را مدیریت میکند، و از کیفیت محصول نهایی اطمینان حاصل میکند.
- · اگر نیاز به تهیه چیزی باشد – پشتیبانی از تلاش ها برای ارتباط با تامین کننده صورت میگیرد.
به یاد داشته باشید:
در مرحله اجرا، اکثر بودجه خرج می شود و محصول مورد نظر تولید خواهد شد. در اینجا بسیار محتمل است که ذی‌نفعان خواستار تغییر شوند و در حالی که تیم پروژه توانایی انجام تغییرات را دارند، اما تنها مدیران ارشد میتوانند این تصمیم را تایید یا رد کنند.
نظارت و کنترل
پردازش تغییر ترتیب ها، ارزیابی ملاحظات بودجه، و کاهش تاثیر اتفاقات پیش بینی نشده که روی توانایی تیم برای رسیدن به اهداف اولیه اش تاثیر می گذارد، همه و همه، جزئی از توانایی ها و صلاحیت هایی هستند که در فرآیند نظارت و کنترل ضروری اند.
یک مدیر کاربلد همیشه پروژه را وادار به حرکت رو به جلو میکند و از پروژه در برابر مشکلاتی که ممکن است آن را به تاخیر بیاندازند محافظت میکند.
همه این کارها با نظارت بر پیشرفت و پیش بینی و پاسخ سریع به مشکلات امکان پذیر است. در حالی که دیگر گروه ها طبق برنامه پیش می روند، نظارت و کنترل در تمام پروژه شناور است و در طول پروژه اتفاق می افتد.
چه چیزی را در بر میگیرد؟ بر اساس راهنمای PMBOK، شامل تمام فرایندهایی می شود که نیاز به پیگیری، بازبینی و تنظیم کردن، دارند. و معمولا فعالیت هایی که در بخش نظارت و کنترل انجام میشود به شرح زیر است:
- · شناسایی مراحلی از فرآیند که نیاز به تغییر دارند.
- · شروع تغییرات مرتبط ( واقعیت این است که شما هیچوقت نمیتوانید کاملا طبق نقشه پیش بروید. در واقع، در اکثر مواقع این اتفاق نمی افتد )
- · در این قسمت، شما نیاز دارید که با مقایسه نقشه با واقعیت و اندازه گیری تغییرات و انجام کارهای لازم، دوباره به مسیر نقشه برگردید.
اختتام
بزرگترین چالش این قسمت، رساندن پروژه به یک پایان موفقیت آمیز است که یعنی اتمام پروژه در زمان و بودجه معین.
به کار بردن و انجام هیچکدام از این مراحل آسان نیست اما با انجام ندادن این مراحل به این معنی است که تیم هیچگاه به مزیت داشتن یک استراتژی برای پروژه، پی نخواهد برد.
فعالیت هایی که اغلب در مرحله نظارت و اختتام انجام میشود:
- · شما میتوانید پروژه را رسما به پایان برسانید و انجام پروژه دیگری را به عهده بگیرید.
- · مدیر پروژه بعد از نوشتن گزارش، برگزاری جلسه اختتام، دریافت آخرین قسط دستمزد، و پایان دادن به قرارداد، میتواند به پروژه رسما پایان دهد.
- ·درس هایی که از این پروژه و در طول آن کسب شد، باید در جایی ثبت شود تا در پروژه های آینده مورد استفاده قرار گیرد و از انجام کارهایی بیهوده جلوگیری شود.
حوزه‌های دانشی در مدیریت پروژه
یکپارچگی – اولین بار در کتاب راهنمای PMBOK از این مفهوم رونمایی شد، به طور کلی این مفهوم بیان میکند که برای تصمیم گیری باید تمام اطلاعات ممکن در دسترس باشد و نمیشود با اطلاعات هر قسمت به شکل جداگانه، تصمیم گیری درستی کرد.
محدوده – این یکی از روش هایی است که میتوانید با استفاده از آن، اهداف پروژه خود را تعریف کنید. هدف مدیریت محدوده این است که همه اهداف را روشن کند و واضح بیان کند.
این مفهوم تمام نیازمندی ها را پوشش میدهد و تمام ساختار کار زا جز به جز مشخص میکند.
زمان – این مسئله مربوط به زمانی میشود که کارمندان صرف پروژه های خود میکنند، و اینکه به طور کلی، چقدر طول میکشد تا پروژه به پایان برسد.
این مفهوم به شما کمک میکند که فعالیت های درون پروژه و ترتیب آنها و زمان در نظر گرفته شده برای هر فعالیت را بهتر درک کنید.
هزینه – این قسمت کاملا به جنبه اقتصادی پروژه میپردازد. فعالیت بزرگ این قسمت، آماده کردن بودجه است که خودش شامل تخمین زدن بودجه مورد نیاز و سپس مشخص کردن بودجه احتمالی پروژه میباشد.
کیفیت – این قسمت همان جاییست که شما در مورد آماده کردن واحد کنترل کیفیت و مدیریت کیفیت پروژه، یاد خواهید گرفت تا به این صورت از رضایت مشتری از محصولات خود اطمینان حاصل کنید.
تامین/خرید : این قسمت شما را از مرحله برنامه ریزی برای نیازهایتان، تا فرآیند خرید آنها همراهی خواهد کرد تا مدیریت کارهای تامین کننده را بر عهده بگیرید و زمانی که پروژه به پایان رسید، قرداد را به اتمام برسانید.
منابع انسانی : اول از همه، شما نیاز دارید تا به درک درستی از منابع مورد نیاز خود برای تامین پروژه برسید، سپس تیم خود را تکمیل کنید. بعد از آن، همه چیز به مدیریت شما و یاد دادن مهارت های مورد نیاز به اعضای تیم بستگی دارد.
ارتباطات: با توجه به اینکه شغل مدیر پروژه معمولا ۸۰ درصد وابسته به ارتباطات است، در اینجا، مدیر پروژه یک برنامه ارتباطی برای پروژه مینویسد و تمام ورودی و خروجی های این ارتباطات را زیر نظر میگیرد.
مدیریت ریسک : این قسمت شامل شناخت خطرات و ریسک ها و چگونگی ارزیابی ریسک در پروژه شما میشود، که این خود شامل چگونگی ارزیابی کیفی و کمی شما از ریسک های موجود میشود.
مدیریت ریسک چیزی نیست که در یک شب انجام شود، این فرآیند در واقع در طول پروژه همیشه مورد استفاده قرار میگیرد.
ذی‌نفعان : این قسمت یکی از مهمترین بخش هاست و شامل شناخت ذی‌نفعان، شناخت نقش آنها و نیازهایشان در پروژه میشود، شما همچنین باید بتوانید این نیازها را برطرف کنید.
اگر شما بتوانید تمام این بخش ها را به خوبی درک کنید، پس تمام چیزی که به عنوان یک مدیر پروژه باید بدانید را تحت پوشش قرار داده اید.
در این مطلب توضیحاتی مفصل درباره راهنمای مدیریت پروژه براساس PMBOK داده شد. اگر در این خصوص علاقه‌مند به اطلاعات بیشتری هستید پیشنهاد می‌کنیم دوره مدیریت پروژه pmbokرا در دستور کار آموزشی خود قرار دهید.
منبع:
