طوفان فکری و اهمیت به کارگیری آن در حل مسائل
توسط
طوفان فکری چیست؟
طوفان فکری فرآیند تفکر آزاد و تولید ایده است، فارغ از درگیر شدن با محدودیت‌هایی از قبیل “آیا این ایده خوب است یا بد؟ “اسلاتر و کوری ، 2003”
طوفان فکری و یا بارش ذهنی، یکی از بهترین تکنیک‌های شناخته شده برای تولید ایده در راستای حل خلاقانه مسئله است که بطور معمول با کمک یک تیم و تحت نظر تسهیل‌گر انجام می‌شود. قدرت طوفان فکری برابر با مجموع قدرت بالقوه مشارکت‌کنندگان است که ایده‌های خود را در یک محیط آزاد بیان می‌کنند و با بهبود و ترکیب بهترین ایده‌ها، به راه‌حلی کارآمد دست می‌یابند.
ممکن است در سازمانی، مسئله‌ای وجود داشته باشد اما هنوز، ایده‌ها و گزینه‌های قابل قبول توسط تیم، تولید نشده باشند. در چنین شرایطی مدیر پروژه می‌تواند جلسه طوفان فکری را پیشنهاد دهد. در جلسات طوفان فکری راه‌حل‌هایی کشف خواهند شد که بنظر می‌رسید اصلا وجود ندارند.
مراحل انجام طوفان فکری در سازمان
روش طوفان فکری ساده و سریع است. فارغ از بکارگیری تکنیک‌های متنوع و متفاوت طوفان فکری، می‌توان آن را بطور معمول با گام‌های زیر اجرا کرد:
1. پیش از هر چیزی شما نیاز دارید تا مسئله را بطور دقیق و شفاف تعریف و محدوده پاسخ‌های خود را مشخص کنید.
اگر شما بدنبال تولید ایده‌های زیادی هستید، مجبورید تا محدوده خود را گسترده‌تر در نظر بگیرید.برای مثال هر ایده‌ای برای افزایش فروش سازمان. اما اگر بدنبال ایده‌های با تعداد اندک هستید، محدوده‌ایی دقیق ترسیم کنید برای مثال ایده‌هایی که در بازه زمانی 6 ماه قابل اجرا باشند و یا ایده‌هایی با رویکرد ورود به بازارهای جدید.
2. افرادی را که ممکن است دانش مربوط به حوزه مسئله را داشته باشند انتخاب کنید.
نیازی نیست که متخصص باشند. در حقیقت، اگر نباشند، بهتر است زیرا شما نیاز دارید که افراد خلاقانه و “خارج از چارچوب‌های مشخص” فکر کنند این در حالی‌ست که کارشناسان تمایل دارند که در چارچوب‌های از پیش تعیین شده فکر کنند.
همانطور که گفته شد این افراد می‌توانند افراد شاغل در واحدهای دیگر سازمان و یا حتی خارج از سازمان باشند. تعداد 3 تا 8 نفر می‌تواند عددی ایده‌آل باشد.
بعلاوه شما نیاز دارید تا مشخص کنید که پیش از شرکت در جلسه چه اطلاعاتی به شرکت‌کنندگان داده شود و تعریف دقیقی از کلمات و عبارات کلیدی در اختیار آنها قرار دهید تا بتوانید به زبان مشترکی دست یابید. برای مثال تصور کنید که مسئله ما این است: ” چگونه می‌توانیم تولید سازمان را افزایش دهیم؟”
شما باید مشخص کنید منظور از تولید چیست؟ چه میزان افزایش مورد نظر شماست؟ آیا می‌توانیم از منابع خارج از سازمان کمک بگیریم؟
3. فردی مناسب را در نقش تسهیل‌گیری برای جلسه خود انتخاب کنید.
تسهیل‌گر فردی با تجربه‌ای است که جلسه را متمرکز نگاه می‌دارد. او باید توانایی مدیریت جلسه را داشته باشد و نگذارد کسانی – مانند افراد برون‌گرا- بر جلسه مسلط شوند و یا افرادی در فرآیند تولید ایده مشارکت نکنند. او باید تمامی ایده‌ها را یادداشت کند.
4. جلسه طوفان فکری را به دو بخش تقسیم کنید. البته شما نیاز دارید تا در ابتدای امر به توضیح مسئله، محدودیت‌ها و تعاریف بپردازید.
متخصصان عقیده دارند حدود 20 دقیقه می‌تواند زمان مناسبی برای این توضیحات باشد. پس از آن در بخش اول جلسه خود، تولید ایده را آغاز کنید.
با توجه به نوع مسئله، این مرحله بیش از 30 دقیقه زمان نیاز خواهد داشت. در واقع این امر تا زمانی که هیچ ایده جدیدی وجود نداشته باشد، ادامه می‌یابد. در مرحله بعدی نیاز است تا ایده‌های ارائه شده مرتب و بهترین ایده‌ها انتخاب و با یکدیگر ترکیب شوند.
این مرحله بطور معمول نسبت به مرحله پیشین زمان کمتری نیاز خواهد داشت.
مزایای طوفان فکری در تحلیل کسب و کار
همانطور که BABOK بیان می‌کند، چندین مرحله از پروژه از جمله شناسایی ذینفعان، استخراج نیازمندی، تا تحلیل استراتژیک سازمانی می‌توانند از طوفان فکری بهره‌مند شود.
با این حال، تعداد کمی از بخش‌های توسعه دهنده یک پروژه هستند که نمی‌توانند از طوفان فکری بهره‌مند شوند. همانطور که BABOK اظهار می‌دارد، “هدف طوفان فکری تولید ایده‌های جدید و استخراج مضامین برای تجزیه و تحلیل بیشتر است”، طوفان فکری تقریباً در هر مرحله از تکامل یک پروژه، ابزاری قدرتمند است.
به علاوه، فرایند طوفان فکری می‌تواند راهی عالی برای جذب ذینفعان ساکت یا کمتر خلاق باشد که خارج از چارچوب فکر کنند و خلاقیت خود را برانگیزند.
به عنوان مثال به محض اینکه طوفان فکری به خوبی اجرا شود، یک تحلیلگر پایگاه داده می‌تواند اطلاعاتی راجع به ذخیره اطلاعات ارائه دهد که هیچ کس دیگری نمی‌تواند آن را داشته باشد.
بنابراین، اگر یک گروه نماینده و متنوع از شرکت کنندگان انتخاب شود، طوفان فکری می‌تواند اطمینان حاصل کند که طیف وسیعی از ایده‌ها و متخصصان در ایده‌های حاصل شده گنجانده شده‌اند.
سرانجام، از آنجا که عملاً برای یک تحلیلگر فهم هرگونه ملاحظه‌ای در هنگام کشف یا هر مرحله دیگر از یک پروژه غیرممکن است، طوفان فکری برخی از فشارهای تحقیق را از تحلیلگر بر می‌دارد.
همچنین سایر گروه‌های ذینفع را قادر می‌سازد تا حدی مالکیت جهت حاصل از پروژه را احساس کنند. همانطور که یک نویسنده اشاره می‌کند، ” همچنین به شما کمک می‌کند سهم اعضای تیم بابت راه حل انتخاب شده را پرداخت کنید، بالاخره آنها در توسعه آن نقش داشتند.
طوفان فکری چه‌کاربردهایی دارد؟
معمولاً در مراحل اولیه حل مسئله، طوفان فکری کاربرد بیشتری دارد. در مراحل اولیه ما به دنبال راه‌های مختلف حل مسئله هستیم. مثلاً تصور کنید قرار است در مورد یکی از پیش‌زمینه‌های استفاده از روش طوفان فکری تعریف روشن و واضح مسئله است.
برای اینکه افراد شرکت‌کننده در این طوفان بتوانند به خوبی در ذهنشان تجزیه‌وتحلیل کنند، باید ابتدا به‌صورت واضح مسئله را بدانند.
می‌توانیم سه مثال برای کاربرد طوفان فکری بزنیم:
– تیم مدیریت یک مجموعه آموزشی، از یک جلسه طوفان فکری برای جمع‌آوری نظرات در مورد اعتبار یک استراتژی آموزشی استفاده می‌کند.
– گروهی از افراد که از ابزارهای هوای فشرده استفاده می‌کنند به دنبال ایده‌هایی برای کاهش نویز موجود در ابزارهای خود هستند.
– گروهی از حسابداران از جلسه ایده پردازی استفاده می‌کنند تا راه‌هایی برای کاهش پرداخت‌های مالیاتی بدون تخطی از قانون پیدا کنند.
چرا طوفان فکری خوب است؟
در روش قدیمی، افراد با اعتمادبه‌نفس بالا بر اعضای ضعیف‌تر گروه تسلط می‌یابند و اعضایی که اعتمادبه‌نفس پائینی دارند، از بیان آزادانه واهمه دارند!
برخی دیگر نیز برای موافقت با نظرات گروه تحت‌فشار قرار می‌گیرند و یا به دلیل احترامی که برای افراد برتر و مسئول قائل‌اند، خود را کنار می‌کشند. به این صورت روش گروهی حل مشکل اغلب بی‌نتیجه و غیر مؤثر خواهد بود.
اما در روش طوفان فکری چنین مسائلی وجود ندارد. همه در یک سطح هستند و همه آزادانه نظراتشان را می‌گویند و تازه تشویق هم می‌شوند.
عدالت در این روش برقرار است!
منابع:
https://www.bishtarazyek.com/%D8%B7%D9%88%D9%81%D8%A7%D9%86-%D9%81%DA%A9%D8%B1%DB%8C
